V.v.V. Concordia Holwerd - opgericht in 1890

9
apr

Notulen AV 2017

Notulen Algemene Vergadering V.v.V. Concordia Holwerd 2017, vrijdag 21 april 2017

Locatie:                Kantine ’t Partoer Holwerd

Aanwezig:          Sjoukje Visser, Yda vd Wal, Hessel Sietze de Haan, Hindrik Jan de Haan, Baukje van der Zwaag, Jan Buwalda, Rutger Kuipers, Jacob van der Bos, Roel Stielstra, Tineke van Slooten, Gerrie Dijkman, Minne Dol, Hille Dijkman, Marten de Vries, Piet Hiemstra, Durk Geertsma, Marcel de Roo, Marten Slager, Amarins Meindertsma, Sytske van der Ploeg, Metske van der Ploeg, Wieb Soepboer, Theun Vrieswijk, Germ de Graaf, Jantsje Stielstra, Berber-Rinskje Ferwerda, Willy Roelofs, Igle van der Bos, Hessel van der Bos, Tineke Reitsma.

Afgemeld:          Douwe Wierstra en Femke Meindertsma

  1. Opening

Even na 19.30 opent is Hessel van der Bos de Algemene Vergadering. Er is een vrij grote opkomst en iedereen wordt welkom geheten. Deze AV zal voor de laatste keer worden voorgezeten door het huidige bestuur. Later in de vergadering zal hierop worden teruggekomen.

  1. Notulen AV 2016

De notulen liggen ter tafel. Vragen en opmerkingen kunnen worden gemaakt. Roel Stielstra stelt dat er op de tweede pagina van de notulen een onjuistheid staat. Het betreft een opmerking waarbij openstaande schulden op de Activa zijde zouden moeten worden geplaatst. Dit is niet correct; er dient een aanpassing te worden gemaakt in de notulen. Hindrik Jan de Haan geeft aan dat hij zich vorig jaar heeft afgemeld voor de vergadering, maar dit niet staat opgenomen in de notulen. Zal eveneens worden aangepast. Voor het overige worden de notulen goedgekeurd.

  1. Jaarverslag secretaris

Tineke Reitsma draagt het jaarverslag voor. Er zijn geen op- of aanmerkingen, zodat het verslag wordt goedgekeurd.

  1. Jaarverslag penningmeester

De financiële gegevens liggen ter tafel. Een ieder krijgt de mogelijkheid om deze te bestuderen en zijn/haar vragen te stellen. Marten Slager geeft aan dat de optelling aan de zijde van de activa niet correct is; zou één euro lager moeten liggen. Igle geeft aan dat dit te wijten is aan het feit dat de balans niet weergeeft achter de komma. Hindrik Jan vraagt zich af waar de € 2.000,- verlies vandaan komt. Dit kan worden verklaard door meerdere zaken. Afgelopen jaar zijn de boeidelen van de kantine vervangen voor nieuwe. Daarnaast is er een (zeer klein) verlies geleden bij Jeu de Boules. Ook zijn er het afgelopen jaar minder inkomsten vanuit de kantine gegenereerd. Dit is onder meer te wijten aan het feit dat de Eerste Klas Heren kaatswedstrijd niet heeft plaatsgevonden. Daarnaast is ook de wedstrijd voor de Jongens zodanig opgezet dat er aanmerkelijk minder mensen op het veld komen.

Positief is dat er een restitutie komt vanuit Eneco. Hier heeft men de afgelopen jaren niet goed meterstanden geregistreerd, zodat er een restitutie van € 1.000,- zal zijn. Dit bedrag is inmiddels  al over 2017 teruggestort. Vanuit de groep wordt er verbaasd gereageerd over het feit dat dit meerdere jaren kan zijn opgelopen. Hessel reageert dat dit hem ook heeft verbaasd maar dat de meterstanden steeds keurig zijn doorgegeven.

Sietske vraagt naar de € 2.000,- sponsorgeld welke in de voorgaande jaren door ING is bijgedragen; waar is dit te vinden op de balans? Igle ligt toe dat dit valt onder de post kaatsen algemeen. Metske vraagt of dit onder een ander nummer kan worden geplaatst zodat er zicht is op wat er met het bedrag gebeurd. Igle geeft aan dat er over 2016 geen verschil in deze post is geboekt, zodat er geen meerwaarde in een ander nummer zit. Afgelopen jaar zijn de trainers en speciale ballen voor dit bedrag betaald.

Germ vraagt naar de kostenpost van het KNKB. Er wordt behoorlijk contributie afgedragen voor kaatsende leden. Op dit moment wordt er voor zo’n 88 leden contributie afgedragen. Deze zijn in het verleden al doorgegeven; het betreft ook mensen welke eigenlijk niet meer actief kaatsen. Er is in het verleden voor gekozen om dit aantal leden wel te behouden in verband met het aantal stemmen dat men bij de ledenvergadering van de KNKB heeft. Op dit moment is dit namelijk twee. Er ontstaan discussie over de meerwaarde van dit punt; stemmen gebeurd relatief weinig. Er kan voor de toekomst worden bekeken of men deze constructie wil behouden of dit toch aan wil passen.

Hindrik Jan vraagt waar de Hoofdklasse wedstrijd onder wordt geboekt. Deze valt onder de post Feest. Theun vraagt naar de kosten welke zijn benoemd onder post 8100; deze zijn negatief verrekend onder 4100. Metske vraagt of de waarde van de gebouwen duidelijk is. Kan niet eenduidig worden aangegeven, maar ligt volgens Hessel rond de € 150.000.

Marten Slager vraagt naar de post van € 2.800,-; is dit nog te ontvangen vanuit contributies? Ja, grotendeels wel, maar er staat ook een deel aan sponsorgelden open. Voorafgaand aan de jaarvergadering zijn er opnieuw leden op pad geweest om contributies op te halen. Hierbij werd er ook weer voor voorgaande jaren geïncasseerd. Tineke van Slooten geeft aan dat het niet te begrijpen is dat dit element nog niet correct is afgerond; zij is vorig jaar voor contributies langs geweest en was in de veronderstelling dat dit afgerond zou zijn. Igle vindt dit ook erg vervelend. Een deel van de nieuwe verwarring is ontstaan met het updaten van de ledenlijst. Deze bleek bij lange na niet up to date te zijn. Vanwege de overdracht van bestuur heeft hij dit goed willen afronden, maar hier zijn wel weer nieuwe knelpunten bij ontstaan. Er wordt echter hard aan gewerkt en het streven is om dit binnen enkele weken alsnog rond te hebben.

Piet Hiemstra vraagt naar de verloting van het feest; onder welke post wordt dit geboekt? Valt eveneens onder de post Feest. Durk Geertsma vraagt naar de gemeentelijke belasting; is er een aanslag geweest voor een bestemming met niet wonen? Indien dit niet zo is, kan er namelijk bezwaar worden gemaakt. Dit geldt eveneens voor de hoogte van de Onroerende Zaak Belasting.

  1. Verslag kascommissie

Yda van der Wal en Roel Stielstra hebben de kascontrole uitgevoerd. Roel Stielstra voert namens hen het woord. Hij licht de balans en winst en verliesrekening nogmaals toe. Duidelijk is geworden dat de vereniging afgelopen jaar en het jaar daaraan voorafgaande verlies heeft geleden. Indien er op dezelfde manier wordt voortgezet, lijkt het aannemelijk dat er ook dit jaar een verlies zal worden geleden. De aanbeveling wordt gedaan om met een begroting te gaan werken.

Er zijn een aantal aandachtspunten te benoemen; zo kon de actuele ledenlijst niet worden overlegd bij de kascontrole. Ook tijdens de vergadering kan deze niet worden overlegd. Er wordt een nuancering aangebracht op de post van de kantine. Zodra de vaste lasten namelijk van deze post worden gehaald, blijkt dat de kantine erg goed in omzet draait. Hier kan wellicht meer mee worden gedaan. Tijdens de controle bleek er een bedrag van € 4.100,- in de kas te zitten; dit bedrag is veel te hoog en dient op rekening te worden gestort. De kascommissie is eveneens van mening dat de afdracht naar de KNKB relatief gezien een te groot beslag legt op de financiën. Tot slot wordt benoemd dat de € 1.500,- welke de vereniging de afgelopen jaren heeft ontvangen vanuit de Stichting Holwerterfeest, per 2017 zal komen te vervallen.

De commissie heeft aandacht gevraagd voor nog eventueel openstaande facturen; deze waren niet aanwezig. Er zijn weliswaar twee nota’s van de gemeente, maar deze zijn pas in januari verzonden. Voor de toekomst zal het noodzakelijk zijn dat er wordt geanticipeerd op onverwachte kosten. De grote achterstand in de contributie is kwalijk; tijdigheid is noodzakelijk op dergelijke zaken. Tot slot merkt Roel op dat hij een onduidelijkheid heeft vastgesteld welke tot de vergadering niet kan worden verhelderd door de penningmeester. Het betreft de  contributie. Volgens Igle zijn er circa 300 leden. Dit vermenigvuldigt met de € 7,- welke men per lid betaald zou een post van € 2.100 op moeten leveren. Dit bedrag is echter niet te herleiden in de financiële stukken. Duidelijkheid kan ook niet ter vergadering worden verschaft. Er kan in dit stadium dan ook geen akkoord op de controle worden gegeven.

Metske stelt voor om dit punt vier weken aan te houden zodat Igle de tijd krijgt om dit uit te zoeken. Zodra zaken duidelijk zijn wordt de kascommissie, het ‘oude’ en ‘nieuwe’ bestuur uitgenodigd en elk lid dat aangeeft hierbij aanwezig te willen zijn. Op dat moment kunnen de zaken correct worden overgedragen. Hindrik Jan geeft aan hiervoor graag een uitnodiging te ontvangen.

  1. Benoeming nieuwe kascommissie

Roel Stielstra blijft zitten; Yda van der Wal is uittredend. Tineke Reitsma meldt haar aan. Yda wordt bedankt voor haar inzet.

  1. Mededelingen en ingekomen stukken

Er zijn ingekomen stukken. Mededelingen wel. Er zijn de afgelopen periode weer een aantal grote bomen omgehaald door de gemeente. Houtsnippers zijn gebracht. Zoals eerder aangegeven zijn de boeidelen van ’t Partoer vervangen. Ook de muziektent is opgeknapt. Hille, Minne en Marten de Vries hebben zich hiervoor ingespannen en worden ook hartelijk bedankt. Afgelopen jaar heeft de muziektent weer in Ferwerd gestaan. Inmiddels is er ook weer een nieuw verzoek vanuit Dokkum gekomen. Als de vergadering akkoord is zal Jan van der Velde worden verzocht om de fysieke archiefstukken te digitaliseren. Deze stukken kunnen vervolgens worden overgebracht naar het streekarchief in Dokkum.

  1. Bestuursverkiezing

De huidige bestuursleden (Hessel van der Bos, Igle van der Bos en Tineke Reitsma) zijn allen aftredend. Dit waren zij al geruime tijd. Nadat afgelopen winter opnieuw is gepoogd om tot een nieuw bestuur te komen met Douwe Wierstra als voorzitter, heeft ook dit helaas geen succes gehad. Metske van der Ploeg is vervolgens een offensief gestart en is er in geslaagd een zeventallig bestuur samen te stellen. Nieuwe bestuursleden zijn Afie of Minne Dol, Berber-Rinskje Ferwerda, Amarins Meindertsma, Theun Vrieswijk, Rutger Kuipers en Marten Slager. De Vergadering stemt geheel in met toetreding van deze nieuwe bestuurders. Zij zullen op korte termijn een vergadering beleggen om de functies te verdelen. Beide besturen zullen om tafel moeten om een overdracht te realiseren. De eerstvolgende KNKB-wedstrijden zijn al redelijk snel; partijen zullen met elkaar moeten afstemmen hoe de taakverdeling gaat worden.

  1. Evaluatie zomerprogramma

Is grotendeels al benoemd in het jaarverslag. Erg jammer dat de wedstrijd van de Heren Eerste klas op Koningsdag geen doorgang heeft gehad. De overige Bondswedstrijden zijn soepel verlopen. Het is erg jammer om te merken dat er bij de ledenwedstrijden een teruglopend kaatsers is te constateren. De brunchpartij was hier een uitzondering op en is wel erg geslaagd geweest.

  1. Stand van zaken Stichting Holwerterfeest 2017

De voorzitter van de Stichting heeft zich afgemeld voor de algemene vergadering. Marcel de Roo voert namens de Stichting het woord. Het programma zal er als volgt uitzien: vrijdag 23 juni start het feest om 9.30 met een optocht met versierde wagen. Om 13.00 volgen de kinderspelen. In de avond staat Holland Got Talent op het programma, waarna wordt afgesloten met  DJ Eibert. Zaterdag om 11.00 start het Hoofdklasse kaatsen en is er een fietstocht. Hier zijn twee routes voor bedacht. Om 13.00 staat er een zeskamp op het programma. Rond 18.00 zal er opnieuw optocht met versierde wagens zijn. Voor de zaterdagavond is de band Recipe uitgenodigd. Zondag start de dag om 9.00 met jeugdkaatsen. Om 9.30 is er een kerkdienst in de tent. Krijn komt tijdens het koffieuurtje. ’s Middags wordt er weer kaatsen, volleybal en jeu de boules georganiseerd. Het feest wordt afgesloten met de soiree onder muzikale begeleiding van Daniel Metz.

Er ontstaat een discussie over het feit dat er opnieuw een kerkdienst in de tent wordt georganiseerd. Vorig jaar is uitdrukkelijk aangegeven dat dit geen jaarlijks terugkerend iets zou worden. Marcel geeft aan dat de Stichting zoveel mogelijk rekening wil houden met alle Holwerters. Conclusie is dat het gezamenlijk feest is en dat het geven en nemen is.

  1. KNKB

Er zijn enkele wijzigingen besproken tijdens de AV van de KNKB. Zo krijgen clubscheidsrechters dit jaar de mogelijkheid om een blauwe of rode kaart te geven aan kaatsers. Dit bepaald de scheidsrechter geheel zelf. Besturen kunnen hierbij om overleg worden verzocht, maar spelen geen rol in de besluitvorming. Daarnaast dienen er bij de opslag twee extra lijnen parallel aan het perk te worden gelegd. Tussen deze twee lijnen zal de kaatser moeten opslaan. Dit ter voorkoming van de schuine opslag. Er hoeven geen keurmeesters bij deze lijnen te worden geplaatst. Tot slot zullen de masseurs in de toekomst door de kaatsers zelf moeten worden betaald.

  1. Federatie

Hierover kan ten tijde van de vergadering niet veel worden vermeld. De wedstrijden in Holwerd zullen plaatsvinden op vrijdag 19 mei en zaterdag 20 mei. Berber-Rinskje  geeft aan dat nieuwe aanwas zeer welkom is. Van de jeugd zijn er afgelopen winter ongeveer 10 kinderen op training geweest; het is te hopen dat zij door kunnen stromen.

  1. Jeugdkaatsen

Sietske licht het jeugdkaatsen toe. Afgelopen jaar is een leuke groep getraind. Er zijn een aantal wedstrijden op maandagavond georganiseerd; dit werkte goed. Voor komend jaar is de wens om de Kind-Ouder partij opnieuw leven in te blazen. Ditzelfde geldt voor de Tsjelkepartij. De afsluiter van vorig jaar was een groot succes. Alle kinderen hebben patat gegeten bij Wilma; voor dit jaar zal iets dergelijks worden georganiseerd. Het Federatiekaatsen gaat ook goed. Er zijn een aantal kinderen welke de afstanden nog niet halen, maar hier wordt vanuit de federatie dan ook op gewezen. Er zit wel vooruitgang in de kinderen en dat is heel leuk om te merken. Dit zal voor een groot deel komen door het feit dat er afgelopen seizoen twee trainers zijn ingezet. Op die manier kan er een meer passende training worden gegeven. Voor 2017 wordt dit dan ook voortgezet. De tijd voor training is veranderd naar 16.30; de reacties hierop zijn positief.

  1. Jeu de Boules

Jantsje Stielstra voert namens de commissie het woord. Volgende week zal er al worden gestart met het seizoen. De opkomst tijdens de wedstrijden is structureel goed. Er zijn mensen bij welke zelf in de winter op het veld zijn te vinden. Ondanks het feit dat er voldoende opkomst is, zou nieuwe jongere aanwas ook voor de jeu de boules zeer welkom zijn. Ditzelfde geldt ook voor de commissie. Tine Koopmans heeft gezondheidsproblemen; zij springt bij zodra mogelijk, maar in de toekomst is het te verwachten dat er ook commissieleden zullen stoppen.

  1. Rondvraag

Theun vraagt naar Pearkekeatsen, staat niet op de agenda. De agenda is nog niet volledig; kan worden bepaald in overleg met het nieuwe bestuur. Het is wel de bedoeling om deze wedstrijd, in combinatie met de brunchpartij, door te laten gaan. Roel benoemd het belang van het feit dat de vergadering op een menselijke manier wordt gevoerd; hij heeft hier waardering voor. Hille heeft nog behoefte aan sterke mannen voor het plaatsen van de telegrafen. Wordt gedaan woensdag 24 april om 19.00 tijdens het leggen van het veld. Germ geeft aan dat de waterleiding van Concordia onder zijn huis langs loopt. Hij wil het belang benadrukken om hier in de toekomst een andere oplossing voor te zoeken. Het volgend bestuur zal zich hierover moeten buigen. Durk stelt voor om volgend jaar een contributieverhoging voor te stellen. Marcel biedt zich aan als keurmeester voor de heren hoofdklasse wedstrijd. Hindrik Jan biedt zich eveneens aan.

Hindrik Jan geeft nog toelichting op de aanstaande competitie; deze blijft vooreerst op de maandagavond gepland. Voor de ledenwedstrijden wil men ook van koers veranderen. Eventuele ideeën zijn zeer welkom. Nachtkaatsen wordt geopperd. Samenwerking met andere dorpen kan ook worden gezocht. De senioren competitie start op 8 mei.

  1. Sluiting

Rond 22.00 sluit Hessel de vergadering. Iedereen wordt bedankt voor zijn/haar komst.